Zásady ochrany osobních údajů
Na co se tyto zásady vztahují
Tyto zásady platí pro web www.sumavskavlcice.cz a pro všechna ubytovací zařízení provozovaná pod značkou Šumavská Vlčice, jejich webové stránky, rezervační systém a online check-in:
Vztahují se na každého, kdo si u nás rezervuje pobyt, ubytuje se, koupí dárkový poukaz, přihlásí se k odběru novinek nebo nás jinak kontaktuje. Zpracování osobních údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími českými předpisy.
1. Kdo vaše údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je BioAktiv CZ s.r.o., se sídlem Bořivojova 878/35, 130 00 Praha 3, IČO 24845957, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 179821 (dále jen „my“).
S jakoukoli žádostí nebo dotazem k vašim osobním údajům nám pište na ubytovani@sumavskavlcice.cz nebo na adresu provozovny Strážný 124, 384 43 Strážný.
2. Jaké údaje zpracováváme
Rezervace a doplňkové služby. Jméno a příjmení, e-mail, telefon, adresa, termín pobytu, počet a složení hostů, vaše poznámky a požadavky, objednané doplňkové služby (např. víno nebo další zboží a služby k pobytu) a údaje o platbě. Pokud chcete fakturu na firmu, také název firmy, IČO, DIČ a fakturační adresu.
Evidence ubytovaných hostů. O každém ubytovaném hostovi: jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, typ a číslo dokladu totožnosti a adresa trvalého pobytu, u cizinců také další údaje vyžadované zákonem o pobytu cizinců (např. účel pobytu, číslo víza). Údaje vyplníte v online check-inu, na který vám pošleme odkaz, nebo je zapíšeme při příjezdu.
Spolucestující. Pokud rezervujete pobyt i pro další osoby, sdělujete nám také jejich údaje. Prosíme, seznamte je s těmito zásadami. U dětí zpracováváme jen údaje, které vyžaduje zákon.
Dárkové poukazy. Jméno, e-mail a údaje o platbě kupujícího, případně jméno obdarovaného, pokud ho na poukaz uvedete.
Komunikace a newsletter. Obsah vzájemné komunikace a e-mailová adresa pro zasílání novinek a nabídek.
Údaje z webu. IP adresa, údaje o zařízení a prohlížeči a o tom, jak web používáte, a to prostřednictvím cookies podle vašeho nastavení v liště souhlasu (viz kapitola 6).
3. Doklady a online check-in
Fotka dokladu. V online check-inu vás prosíme také o vyfocení dokladu. Je to dobrovolné, fotka není podmínkou ubytování a nepožaduje ji po nás žádný zákon. Chceme ji proto, abychom si mohli ověřit, že zapsané údaje sedí, a abychom je za vás nemuseli opisovat na místě. U dětí fotku nepožadujeme. Údaje, které k ověření nepotřebujeme (např. rodné číslo), můžete na fotce zakrýt.
K čemu fotku použijeme. Jedině k ověření zapsaných údajů. Nikam ji neposíláme, nikde nezveřejňujeme a nepoužíváme ji k ničemu dalšímu. Jakmile podle ní údaje zkontrolujeme, přestaneme vám ji zobrazovat ve vašem check-inu a následně ji smažeme.
Bezkontaktní předání klíčů. Vyplněný check-in s fotkou dokladu nám umožní předat vám klíče bezkontaktní schránkou tam, kde ji máme. Klíče si pak vyzvednete sami, kdykoli vám to vyhovuje. Když fotku nenahrajete, ubytujeme vás samozřejmě také. Příjezd jen zabere víc času, protože údaje ověříme a zapíšeme na místě, a klíče si předáme osobně.
Jak dlouho fotku držíme. Fotka dokladu se maže automaticky nejpozději 14 dní po vašem odjezdu. Nemusíte o nic žádat, postará se o to sama aplikace. Na požádání vám ji smažeme kdykoli dřív, stačí nám napsat.
Právní základ. Fotku zpracováváme na základě vašeho souhlasu, který udělujete v online check-inu před jejím nahráním a který můžete kdykoli odvolat. U občanského průkazu jde zároveň o souhlas držitele s pořízením jeho kopie podle zákona o občanských průkazech. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Údaje z check-inu zapisujeme do evidence ubytovaných, kterou nám ukládá zákon (viz kapitola 4).
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Vyřízení rezervace, ubytování, doplňkové služby, prodej dárkových poukazů, komunikace s vámi | Plnění smlouvy a jednání o jejím uzavření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Evidence ubytovaných hostů pro poplatek z pobytu | Zákonná povinnost podle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Domovní kniha a hlášení pobytu cizinců Policii ČR | Zákonná povinnost podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Fakturace a vedení účetnictví | Zákonná povinnost podle zákona o účetnictví a zákona o DPH (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Ochrana našich práv, vymáhání a obhajoba nároků, ochrana majetku | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Zasílání nabídek našich služeb ubytovaným hostům | Oprávněný zájem a § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. (viz kapitola 5) |
| Newsletter pro osoby, které u nás dosud nebyly ubytovány | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) |
| Fotka dokladu v online check-inu | Souhlas (viz kapitola 3) |
| Analytické a marketingové cookies | Souhlas udělený v liště cookies |
Bez čeho vás nemůžeme ubytovat. Údaje pro evidenci ubytovaných nám ukládá zákon a bez nich vás ubytovat nemůžeme. Údaje nutné pro rezervaci potřebujeme k uzavření smlouvy. Vše, co zpracováváme na základě souhlasu, je dobrovolné.
Automatizované rozhodování. Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.
5. Novinky a nabídky e-mailem
Ubytovaným hostům můžeme na e-mail uvedený v rezervaci posílat nabídky našich obdobných služeb, tedy ubytování a pobytů pod značkou Šumavská Vlčice. Nepotřebujeme k tomu váš souhlas, zasílání ale můžete odmítnout už při rezervaci zaškrtnutím příslušného políčka a kdykoli později odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na ubytovani@sumavskavlcice.cz.
Ostatním zájemcům posíláme novinky jen tehdy, když se k jejich odběru sami přihlásí. Souhlas můžete kdykoli odvolat stejným způsobem.
Nabídky třetích stran, včetně partnerů, bez vašeho výslovného souhlasu nezasíláme. Newslettery rozesíláme prostřednictvím české služby Smartemailing.
6. Cookies
Cookies jsou malé soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Používáme tři kategorie:
- Nezbytné cookies zajišťují fungování webu a rezervace. Ukládáme je bez souhlasu.
- Analytické cookies (Google Analytics) nám ukazují, jak web používáte, abychom ho mohli zlepšovat. Ukládáme je jen s vaším souhlasem.
- Marketingové cookies (Meta Pixel) slouží k měření a cílení reklamy na Facebooku a Instagramu. Ukládáme je jen s vaším souhlasem.
Souhlas spravujeme pomocí nástroje Cookiebot. Volbu můžete kdykoli změnit nebo souhlas odvolat přes ikonu nastavení cookies na webu nebo zde: změnit nastavení cookies. Nástroje se mohou na jednotlivých webech lišit. Aktuální seznam konkrétních cookies, jejich účel a dobu uložení najdete v přehledu níže, který se automaticky aktualizuje.
U Meta Pixelu jsme se společností Meta Platforms Ireland Ltd. společnými správci pro sběr a předání údajů z našeho webu. Další zpracování těchto údajů probíhá v odpovědnosti společnosti Meta podle jejích zásad.
7. Komu údaje předáváme
K vašim údajům mají přístup jen naši pracovníci, kteří se starají o vaši rezervaci a pobyt, a zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují technický provoz. Se všemi zpracovateli máme uzavřenou smlouvu, která je zavazuje údaje chránit a používat je jen podle našich pokynů.
| Příjemce | Role |
|---|---|
| Singula soft s.r.o. | Rezervační systém, online check-in a webové stránky |
| NetTech s.r.o. | Hosting a správa serverů (data uložena v EU) |
| Cybot A/S (Cookiebot) | Správa souhlasu s cookies |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics a Google Tag Manager, podle vašeho souhlasu |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Meta Pixel, podle vašeho souhlasu (společný správce) |
| SmartEmailing s.r.o. | Rozesílání novinek a nabídek |
Předávání ze zákona. Údaje o ubytovaných cizincích hlásíme Policii ČR (cizinecké policii) prostřednictvím systému Ubyport. Evidenci ubytovaných na vyžádání předkládáme obci Strážný ke kontrole poplatku z pobytu. Údaje můžeme předat i dalším orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon (např. finančnímu úřadu nebo Policii ČR).
Předávání mimo EU. Společnosti Google a Meta mohou údaje předávat do USA. Děje se tak na základě rámce EU-US Data Privacy Framework, případně standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Ostatní údaje zpracováváme v rámci EU.
8. Jak dlouho údaje uchováváme
| Údaje | Doba uchování |
|---|---|
| Fotka dokladu | Nejpozději 14 dní po odjezdu, pak se automaticky smaže |
| Evidence ubytovaných (jméno, datum narození, doklad, adresa) | 6 let od posledního zápisu podle zákona o pobytu cizinců a zákona o místních poplatcích |
| Faktury a účetní doklady | Po dobu stanovenou zákonem o účetnictví a zákonem o DPH, nejdéle 10 let |
| Ostatní údaje o rezervaci a vzájemná komunikace | 4 roky od skončení pobytu, protože nároky ze smlouvy lze uplatnit do 3 let |
| E-mail pro zasílání nabídek | Do odhlášení nebo odvolání souhlasu, nejdéle 5 let od posledního pobytu či přihlášení |
| Cookies | Podle nastavení a doby platnosti jednotlivých cookies (viz kapitola 6) |
Po smazání fotky dokladu tedy údaje v zákonné evidenci zůstávají až do uplynutí zákonné lhůty. Po uplynutí uvedených dob údaje smažeme nebo anonymizujeme.
9. Jaká máte práva a jak je uplatnit
Všechna práva uplatníte e-mailem na ubytovani@sumavskavlcice.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Abychom vaše údaje nepředali někomu jinému, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
- Právo na přístup. Můžete se nás zeptat, zda a jaké vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii.
- Právo na opravu. Pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, opravíme je.
- Právo na výmaz. Můžete požádat o výmaz svých údajů. Fotku dokladu vám smažeme kdykoli na požádání, i před uplynutím 14 dní. Údaje, které musíme vést ze zákona, smazat nemůžeme, dokud neuplyne zákonná lhůta.
- Právo na omezení zpracování. Za podmínek stanovených GDPR můžete požádat, abychom vaše údaje jen uchovávali a jinak nepoužívali.
- Právo vznést námitku. Proti zpracování z našeho oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Proti zasílání nabídek je námitka vždy účinná a nabídky vám přestaneme posílat.
- Právo na přenositelnost. Údaje zpracovávané na základě smlouvy nebo souhlasu vám předáme ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, případně je předáme jinému správci.
- Odvolání souhlasu. Jakýkoli souhlas (s fotkou dokladu, newsletterem nebo cookies) můžete kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.
- Právo podat stížnost. Můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.cz, www.uoou.gov.cz.
10. Zabezpečení a závěrečná ustanovení
Zabezpečení. Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními: šifrovaným přenosem (HTTPS), řízením přístupu jen pro oprávněné osoby, zálohováním a automatickým mazáním fotek dokladů.
Změny zásad. Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně právních předpisů (např. po zavedení systému eTurista) nebo používaných služeb. Aktuální znění najdete vždy na této stránce.
Tyto zásady jsou platné a účinné od 7. 10. 2026.